Votre clerc concentré sur le juridique, pas sur le standard.
60 à 120 appels par jour entrent dans une étude. 70 % concernent du logistique : horaires, pièces à apporter, état d'un dossier. Répondeo prend chaque appel, qualifie la demande, respecte le secret professionnel et alerte le clerc uniquement pour les vrais sujets juridiques.
Appel entrant
Numéro inconnu
+32 478 ·· ·· ··
Répondeo décroche
Vous êtes occupé · pris en charge
Appel qualifié
À l'instant
Sophie Vandenberg
+32 478 12 45 89
« Demande d'état de dossier + question sur enregistrement de bail. Logistique pur, pas de redirection notaire requise. »
Votre étude perd des heures sur du logistique
Le standard d'une étude notariale est saturé d'appels qui ne nécessitent pas un juriste. Tant d'énergie qui pourrait aller dans la rédaction d'actes.
des appels reçus par une étude notariale concernent du logistique (horaires, pièces, état de dossier) et non du juridique
par jour en moyenne pour une étude de taille moyenne, dont une partie tombe pendant les signatures et reste sans réponse
récupérées chaque jour par votre clerc, redéployées sur la rédaction d'actes et le conseil client
Ce que Répondeo gère pour votre étude
De la prise de rendez-vous signature à l'urgence succession, Répondeo couvre tout le périmètre logistique pendant que votre clerc travaille sur le fond.
Prise de rendez-vous signature
Signature d'acte de vente, donation, mariage, succession : Répondeo consulte votre agenda et bloque le créneau selon le type d'acte et la durée prévue.
Pièces à fournir
Carte d'identité, composition de ménage, attestation bancaire, extraits cadastraux : Répondeo liste les documents requis selon le dossier et envoie un récap SMS au client.
État d'un dossier
Le client demande où en est son acte d'achat. Répondeo donne le statut général (en cours de rédaction, en attente de signature, transmis pour enregistrement) sans dévoiler de détail confidentiel.
Demandes de copies d'acte
Copie certifiée d'un acte de naissance, mariage, succession : Répondeo qualifie la demande, vérifie l'identité, indique les frais et organise la transmission par votre clerc.
Urgences succession
Décès récent, date butoir compromis de vente, signature à l'étranger : Répondeo détecte l'urgence et alerte immédiatement le notaire de garde par SMS avec le contexte complet.
Confidentialité préservée
Répondeo ne divulgue aucune information sensible. Pour toute demande touchant au fond juridique, l'appel est redirigé vers le notaire ou le clerc concerné. Hébergement européen, conforme RGPD.
Une demande d'état de dossier gérée par Répondeo
Voici comment Répondeo traite un appel client typique pendant que la clerc est en signature d'acte.
Étude de Maître Lambert, bonjour. Je suis l'assistant vocal de l'étude. En quoi puis-je vous aider ?
Bonjour, je voulais savoir où en était mon dossier d'achat. On a signé le compromis le mois dernier.
Bien sûr. Pouvez-vous me donner votre nom complet et la commune du bien concerné, pour que je retrouve la référence ?
Sophie Vandenberg, c'est pour un appartement à Watermael, rue de la Cambre.
Merci Madame Vandenberg. Votre dossier est actuellement en rédaction de l'acte authentique. La signature est prévue d'ici trois semaines. Notre clerc, Madame Petit, va vous rappeler aujourd'hui pour fixer la date exacte et la liste des pièces.
Parfait. Je dois apporter quoi le jour de la signature ?
Pour une signature d'acte de vente, il vous faut votre carte d'identité, votre composition de ménage récente, et l'attestation de financement de votre banque. Madame Petit confirmera la liste complète selon votre dossier précis. Vous allez recevoir un SMS récapitulatif dans quelques minutes.
Très bien, merci beaucoup. Vous avez aussi une question, je dois faire enregistrer un bail. C'est urgent ?
L'enregistrement d'un bail doit être fait dans les deux mois de la signature pour être opposable. Je note la demande et le clerc vous rappellera dans la journée pour vous expliquer la procédure et les frais. Bonne journée, Madame Vandenberg.
Questions fréquentes pour les notaires
Tout ce que vous devez savoir sur Répondeo pour votre étude notariale, le secret professionnel et la conformité RGPD.
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